E-Mail Archivierung

MIT INOXISION ARCHIVEMAIL ARCHIVIEREN SIE E-MAILS

INKLUSIVE ALLER ANHÄNGE REVISIONSSICHER UND ERZEUGEN EINEN ZENTRALEN DATENPOOL, IN WELCHEM SIE INFORMATIONEN SEKUNDENSCHNELL WIEDERFINDEN KÖNNEN.

E-Mails archivieren und recherchieren

Mit ca. 3,8 Milliarden Mailkonten (Stand 2014) weltweit zählt die E-Mail zu den wichtigsten Kommunikationsmitteln überhaupt. Gerade bei Unternehmen ist die Informationsflut kaum noch überschaubar, viele Informationen gehen verloren oder die Suche danach kostet Unmengen an Arbeitszeit. Mit inoxision ARCHIVEmail generieren Sie Ihren eigenen zentralen Datenpool. Je nach Zugriffsberechtigung kann der Nutzer direkt aus seiner E-Mail-Software oder optional aus der vorhandenen Unternehmenssoftware (ERP, CRM, WWS, Behördensoftware) im Archiv recherchieren und sekundenschnell die gewünschten Informationen finden. Inoxision ARCHIVEmail archiviert Ihre E-Mails revisionssicher und erfüllt die geforderten gesetzlichen Vorgaben für Unternehmer.


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Inoxision
Sicherheit

inoxision ARCHIVEmail arbeitet mit dem Microsoft® SQL Server (ab Microsoft® SQL Express) und nutzt damit eine der meistverwendeten Datenbanken im Business-Bereich – ein hohes Maß an Zukunfts sicherheit. Es gibt klare Zugriffsberechtigungen, die punktgenau eingestellt werden können. Auch ein Wechsel der E-Mail-Software beeinflusst die in inoxision ARCHIVEmail archivierten E-Mails nicht – man ist unabhängig vom verwendeten E-Mail-System.

Serverbasierende
E-Mailarchivierung

Sie empfangen Ihre E-Mails direkt von Ihrem Provider per POP3/ IMAP-Konto oder haben einen eigenen Mailserver wie Kerio Connect, Microsoft® Exchange oder Tobit David im Einsatz? Inoxision ARCHIVEmail greift alle ein- und ausgehenden E-Mails direkt ab und archiviert diese revisionssicher. Welche E-Mails Sie mit welcher Leseberechtigung zur Recherche im zentralen Datenpool freigeben möchten, ist über das Zugriffsmanagement frei steuerbar. Somit können Sie jederzeit auf alle E-Mails zugreifen und entlasten dabei noch Ihren E-Mail-Server.

Zugriffberechtigungs-
management

Lassen Sie die Nutzer nach Ihren individuellen Regeln auf E-Mails zugreifen. Mit inoxision ARCHIVEmail können Sie den Zugriff der einzelnen Nutzer auf den entstehenden zentralen Datenpool steuern. Nicht jeder Nutzer darf jede E-Mail lesen, je nach Freigabe wird dennoch die Recherche im Teambereich ermöglicht. Beispiel: Ein Geschäftsführer kann mit voller Leseberechtigung im gesamten Datenpool recherchieren, ein Lager-Mitarbeiter nur E-Mails, welche das Lager betreffen. Der rechtegesteuerte Zugriff auf E-Mails steigert somit die Unternehmenskommunikation.

Integration in
E-Mail-Software

Mit den serienmäßig in inoxision ARCHIVEmail enthaltenen Plugins für Microsoft® Outlook oder Tobit David® recherchieren Sie direkt nach einer E-Mail oder übergeben eine E-Mail individuell mit zusätzlichen Informationen wie z. B. einer Projektnummer in das Archiv. Sowohl die Recherche inkl. Volltextsuche als auch die Ablage von E-Mails sind direkt in der Oberfläche integriert. Intelligente Rechercheszenarien ermöglichen einen schnellen Überblick über den Mailverkehr und sind nach verschiedensten Kriterien filterbar.

inoxision secure Mail

inoxision secureMail stellt Ihnen direkt in Microsoft® Outlook die Funktion „Sicher Senden“ zur Verfügung. Hierbei wird die E-Mail inkl. aller Anhänge automatisch in ein kennwortgeschütztes, 256 Bit AES-verschlüsseltes PDF konvertiert und versendet. Vorher haben Sie noch die Möglichkeit, ein manuell oder automatisch generiertes Passwort zu vergeben. Nur über dieses Passwort ist es dem Empfänger dann möglich, die Inhalte und Anlagen der E-Mail einzusehen. Dieses Passwort können Sie dem Empfänger dann auf einem Weg Ihrer Wahl mitteilen.

Revisionssicher archivieren

Mit inoxision ARCHIVEmail wird der E-Mailverkehr revisionssicher archiviert. Die für alle Unternehmen/Behörden geltenden gesetzlichen Vorgaben und Pflichten des jeweiligen Landes zur revisionssicheren Ablage aller steuerlich oder handelsrechtlich relevanten E-Mails können hiermit erfüllt werden. Mit der Möglichkeit zur vollautomatischen E-Mail-Archivierung aller E-Mailkonten schließen Sie die Gefahr für Ihr Unternehmen aus, dass ein Mitarbeiter die Relevanz einer E-Mail nicht erkennt und diese deshalb nicht archiviert.

MobileClients - mobiler Zugriff auf Archivdaten

Mit den Smartphone/Tablet Apps erhält jeder inoxision ARCHIVEmail-Nutzer die Option, ausgehend von jeweils zwei mobilen Endgeräten auf das E-Mail-Archiv zuzugreifen. Somit können auch von unterwegs sofort Informationen aus dem Archiv-Datenpool abgerufen werden. Der mobile Zugriff ist sicher und wird optional von Ihrem inoxision ARCHIVEmail-Fachhandelspartner oder Ihrem Administrator eingerichtet.

Müssen E-Mails aufbewahrt werden?

Die Anforderung E-Mails in einem entsprechenden System in digitaler Form zu archivieren, ergibt sich aus den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff GoBD).


Wie lange müssen E-Mails aufbewahrt werden?

Eine geschäftsrelevante E-Mail hat dieselbe Aufbewahrungsfrist wie ein Geschäftsbrief in Papierform. Die gesetzlichen Vorgaben ergeben sich aus dem Handelsgesetzbuch (§ 257 HGB) und der Abgabenordnung (§ 147 AO). Geschäftsrelevant sind z.B. Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, Arbeitsanweisungen, Organisationsunterlagen, Zollanmeldungen und alle sonstigen Unterlagen soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind. Generell ist hier eine Aufbewahrungsfrist von 6 bis 10 Jahren einzuhalten.*

Wer trägt die Verantwortung?

Je nach Gesellschaftsform der Unternehmer, Inhaber, Geschäftsführer bzw. der Leiter einer Behörde.



Wann werden die E-Mails archiviert?

Hier ist der 100%-Ansatz sinnvoll – jede E-Mail wird sofort zum Versende- bzw. Empfangszeitpunkt direkt vom E-Mail-Server revisionssicher (gesetzeskonform) archiviert. Auf diesem Wege kann eine Fehlentscheidung eines Mitarbeiters über die Geschäftsrelevanz einer E-Mail vermieden werden.


Rechtlicher Hinweis
Dieses Dokument dient nur der Information und stellt keine Rechtsberatung dar. Im Einzelfall wenden Sie sich bitte an einen spezialisierten Rechtsanwalt. Eine Gewähr und Haftung für die Richtigkeit der Angaben wird nicht übernommen. * Beispiel für Deutschland

Optionale Zusatzmodule

inoxision flexIntegrate Mail

Mit inoxision flexIntegrate Mail besteht die Möglichkeit, direkt in der Nutzeroberfläche Ihrer bestehenden Softwarelösung Elemente wie Buttons, Eingabefelder usw. für Archiv-Funktionen zu platzieren.

Beispiel: Mit Hilfe eines individuell platzierten Buttons in Ihrer Software können Sie sich mit einem „Klick“ alle vorhandenen E-Mail-Korrespondenzen zueiner ausgewählten Adresse anzeigen lassen – ohne eine zusätzliche Anwendung starten zu müssen. Die Integration in Ihre Unternehmenssoftware (ERP, CRM, WWS, Behördensoftware usw.) ist auch für einen An-wender komplett ohne Programmierkenntnisse möglich. Es werden einfach direkt inoxison ARCHIVEmail-Steuerelemente in die bestehende Software platziert.

inoxision Integrate Mail

Mit inoxision Integrate Mail erhalten Sie ein Werkzeug, das Ihnen eine tiefgehende Integration der Archiv-Funktionen in bestehende Software-Lösungen (ERP, CRM, WWS, Behördensoftware usw.) ermöglicht.

Über die innovative inoxision Integrate Mail Skriptsprache sind komplexe Archiv-Funktionen und individuelle Informationsabfragen realisierbar – direkt aus Ihrer Unternehmenssoftware.

Beispiel: Der Anbieter Ihrer Software-Lösung integriert per inoxision-Skript-API einen Recherche-Prozess direkt in die vorhandene Unternehmenssoftware.

Phonetische OCR-Texterkennung

Telefax-Nachrichten und gescannte Dokumente (BMP, TIF usw.) die Sie per E-Mail erhalten, werden mit inoxision ARCHIVEmail archiviert und sind durch die im E-Mail-Header der Nachricht vorhandenen Informationen jederzeit recherchierbar. Mit der phonetischen OCR-Erkennung wird zusätzlich beim Ablegen das im Anhang befindliche Dokument durch die OCR-Erkennung erfasst und die erkannten Worte und Zahlen in den Volltextindex der archivierten Nachricht übergeben. So finden Sie eine E-Mail auch über ein Wort aus einem Dokument des E-Mail-Anhangs.

inoxision ARCHIVEmail

  • unbegrenzte E-Mail-Kontenanzahl
  • revisionssicher
  • Smartphone / Tablet Apps
  • Webclient
  • Microsoft® Outlook Integration
  • Volltextverschlagwortung
    (inkl. der lesbaren E-Mailanhänge) secureMail Versandverfahren
Kaufpreis
279Softwarewartung
€ 45 / Jahr

inoxision flexIntegrate Mail

79
  • Softwarewartung 15 € / Jahr

inoxision ARCHIVEmail Zusatzuser, 1 User *

24
  • Softwarewartung 7,50 € / Jahr

inoxision Integrate Mail

79
  • Softwarewartung 15 € / Jahr

inoxision Advanced OCR

250
  • Softwarewartung 30 € / Jahr
Ab dem 251. User reduziert sich der User-Kaufpreis auf 12,00 Euro/User zzgl. 3,75 Euro Softwarewartung/Jahr.
* Lizenzerweiterung (Zusatzuser) in 5er-Paketen.
Alle Preise zzgl. Softwarewartung und MwSt.